Unser Intranet im Wandel der Zeit

Interne Kommunikation hat etwas von einem Seiltanz: Es ist schwer, die richtige Balance zu finden. Als Team Unternehmenskommunikation wollen wir nicht zu wenig informieren, aber auch niemanden bombardieren. Wir wollen keine langweiligen Texte liefern, diese aber auch nicht unnötig mit Drama und Emotionen aufblähen. Wir wollen zum selbstständigen Austausch zwischen den Abteilungen ermutigen, aber trotzdem eine wichtige Schnittstelle bleiben.

Entsprechend beschäftigen uns immer wieder Fragen wie:

• Warum kommunizieren wir?
• Was kommunizieren wir?
• Wie kommunizieren wir?
• Wie häufig kommunizieren wir?
• Welche Kommunikationswege nutzen wir?

Die Inhalte, die wir als Unternehmenskommunikation vermitteln, sollen keine leeren Worte sein. Es ist unser Ziel, dass sie unseren Kolleginnen und Kollegen einen echten Mehrwert bieten, indem sie die Transparenz und den Austausch fördern. Wir möchten, dass nicht jeder im stillen Kämmerlein rumbrödelt, sondern dass wir unserem Weg gemeinsam (#together) bestreiten. Dazu gehören vor allem gegenseitiges Interesse und eine offene Kommunikation.

Intranet als wichtigstes Instrument der Unternehmenskommunikation

Unser Intranet ist meines Erachtens unser wichtigstes Kommunikationsinstrument – sowohl für mein Team als auch generell für die gesamte Organisation. Dabei handelt es sich um ein firmeninternes Netzwerk. Dieses wird nicht nur für die Unternehmenskommunikation genutzt, sondern auch zur Interaktion, Dokumentation und zum Wissensaustausch. Über das Intranet kann jeder mit jedem kommunizieren und ganz leicht die Informationen finden, die er oder sie zum Arbeiten braucht.

Im Team Unternehmenskommunikation nutzen wir das Intranet unter anderem, um folgende Inhalte zu platzieren:

• HR-Themen (zum Beispiel Vorstellung und Verabschiedung von Mitarbeitenden)
• Organisatorisches (Informationen zu Themen wie Buchhaltung, Zeiterfassung, Hygienemaßnahmen etc.)
• IT-Themen (zum Beispiel unser Weg in die Google Cloud)
• Projektkommunikation (Status und nächste Schritte)
• Interne Umfragen

Wie alles begann

Als ich vor drei Jahren zur Marantec Group kam, war die Unternehmenskommunikation noch in ihren Kinderschuhen. Das Intranet lief über ein altes System, das zeitnah abgeschafft werden sollte. Aus diesem Grund wurden keine neuen Accounts angelegt. Das führte dazu, dass meine Kollegin Bianca und ich jede einzelne Information, die wir veröffentlichen wollten, an eine HR-Kollegin mit Zugang schicken mussten – damit sie diese für uns im Intranet veröffentlichte. Zu diesem Zeitpunkt kommunizierten wir ausschließlich am bzw. für den Standort Marienfeld und in deutscher Sprache.

Neue Möglichkeiten dank Confluence

Als wir einige Monate später Confluence einführten, war das für uns eine große (Arbeits-)Erleichterung. Nun konnten wir interne Informationen selbst einstellen und für verschiedene Standorte der Marantec Group sichtbar machen. Wir begannen, Texte für unsere fremdsprachigen Kolleginnen und Kollegen auf Englisch zu übersetzen. In der Anfangszeit verschickten wir jede Information zusätzlich per E-Mail und verwalteten verschiedene Verteiler. Es dauerte einige Monate, bis Confluence sich etabliert hatte und die meisten Kolleginnen und Kollegen regelmäßig dort vorbeischauten. Erst dann ließen wir die zusätzlichen E-Mails langsam auslaufen.

Einführung eines „sozialen Intranets“

Zu Beginn dieses Jahres führten wir die Confluence-Erweiterung Linchpin ein. Unser neuer digitaler Arbeitsplatz heißt seitdem Marantec Connect (kurz: maracon). Dank Linchpin stehen uns noch mehr Funktionen zur Verfügung, die uns den Austausch und die Arbeit vereinfachen. Die Unternehmens-, Abteilungs- und Teaminformationen sind nun ansprechend aufbereitet und können auch über das Handy abgerufen werden.

Gut Ding will Weile haben

Ich finde: Die Kommunikation in unserer Unternehmensgruppe ist auf einem guten Weg. Der Austausch zwischen unseren Standorten und Teams ist in den vergangenen Jahren deutlich besser geworden. Doch nach wie vor gibt es auch einige unzufriedene Kolleginnen und Kollegen, die sagen: „Wir kriegen gar nicht mit, was in der Marantec Group alles so passiert.“

Das mag in einigen Hinsichten eine gerechtfertigte Kritik sein – denn wir haben natürlich noch viel Luft nach oben. Besonders die Frage, wie wir Produktionsmitarbeitende ohne eigenen Zugang zu unserem Intranet erreichen, beschäftigt uns sehr. Unser Lösungsansatz: Terminal-PCs in den Produktionsräumlichkeiten, die für alle zugänglich und leicht zu bedienen sind. Je nachdem, welche Themen für eine Abteilung relevant ist, können darüber unterschiedliche Informationen angezeigt werden. Zudem werden wir View-Terminals (große Bildschirme) haben, die ausschließlich Bilder abspielen.

Fakt ist aber auch: Es wird immer ein paar Nörgler geben, die unsere bisherige Entwicklung nicht würdigen und ausblenden, was sich alles schon getan hat. Dabei dürfte doch jedem klar sein, dass wir nicht alle Baustellen auf einmal angehen können. „Gut Ding will Weile haben“, heißt es so schön – und das gilt auch für unseren Weg zu einer offenen, transparenten und authentischen internen Kommunikation, die alle Mitarbeitenden erreicht und bereichert.