Informationsflut adé: Digitale Werkzeuge verändern den Mittelstand

Innovative und digitale Werkzeuge findet man inzwischen nicht nur bei Tech-Giganten und Start-ups. Auch mittelständische Unternehmen erkennen zunehmend den Wert, den diese Tools in Bezug auf Effizienz und Produktivität bieten können. Ein Beispiel aus der Marantec Group.

Thorsten Füchter und Patrick Terliesner sind bei der Marantec Group einerseits für das Stammdatenmanagement zuständig und kümmern sich andererseits um den Variantenkonfigurator (VC) , mit dem B2B-Kund:innen ihre Antriebe individualisieren können. Die beiden haben das Jira Service Management (JSM) erfolgreich implementiert, um ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und auch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zu vereinfachen.

Jira Service Management ist ein Produkt des Softwareunternehmens Atlassian und bietet eine Plattform, die speziell für IT-Service-Management entwickelt wurde, aber im Prinzip jede Art von Dienstleistung verbessern kann. Es ermöglicht Teams, ihre Arbeit besser zu organisieren, Aufgaben zu verfolgen und effizienter zusammenzuarbeiten.

Die Herausforderung

Das VC-Team bei Marantec Legden, bestehend aus Patrick und Thorsten, stand vor der Herausforderung, eine große Menge an Aufgaben und Projekten bewältigen zu müssen, die viele Berührungspunkte mit anderen Abteilungen und Werken hatten. Die bisherigen Tools – E-Mail, Excel und Confluence – waren nicht mehr ausreichend, um die wachsende Anzahl an Vorgängen zu bearbeiten. Sie benötigten ein effizientes Ticketsystem.

Die Lösung: Jira Service Management

Die Einführung von JSM war ein „Game-Changer“ für das Team. Patrick erinnert sich: „Wir hatten Probleme, unsere Arbeit vernünftig zu organisieren. Nur Confluence allein hat nicht gereicht. Wir brauchten ein integriertes Ticketsystem.“ Thorsten fügt hinzu: „Es ist schlicht nicht möglich, mit dem Werkzeug E-Mail 100 und mehr Vorgänge im Blick zu behalten. Mit Jira Service Management haben wir dieses Problem endlich in den Griff bekommen.“

Mit JSM haben Thorsten und Patrick nicht nur die Anzahl der E-Mails, die sie für ein bestimmtes Thema erhielten, reduziert. Sie haben gleichzeitig auch die Aufgabenverteilung und -verwaltung verbessert. Besonders zahlt sich das beispielsweise in der Zusammenarbeit mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen oder Werken aus. Auch die Urlaubsvertretung ist dadurch optimiert worden. „Die Übergabe aller aktuellen Aufgaben ist nur einen Mausklick entfernt, in den Tickets steht alles sehr übersichtlich drin“, sagt Thorsten. So kann der eine den anderen nahtlos vertreten.

Die Vorteile von Jira Service Management

Die Implementierung von JSM hat zu einer erheblichen Zeitersparnis geführt. „Die ist enorm. Je nach Vorgang sparen wir bis zu zwei Drittel der Zeit“, sagt Patrick.

Aber es geht nicht nur um die Zeitersparnis. Thorsten betont: „Es ist wirklich ein Game-Changer. Die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren und den Überblick zu behalten, ist einfach unbezahlbar.“ In der Vergangenheit gingen Anhänge verloren oder Verteilerkreise änderten sich, was zu unterschiedlichen Wissensständen führte. Mit JSM ist dies kein Problem mehr. Alle relevanten Informationen, einschließlich Anhänge, sind in den Tickets gespeichert und für alle Beteiligten zugänglich.

Darüber hinaus können verwandte oder voneinander abhängige Tickets verknüpft werden. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, die chronologische Reihenfolge der Tickets auf einen Blick zu sehen und den Fortschritt von komplexen Vorgängen zu verfolgen, die viel Input von anderen Teams erfordern.

JSM bietet auch eine direkte Verbindung zu Confluence und Google sowie eine indirekte Verbindung zu SAP. Dies hat die Geschwindigkeit der Suche nach „alten“ Fällen erheblich verbessert. Patrick schätzt, dass sich die Suchzeit auf ein Zehntel reduziert hat.

Kontakt zum Team wurde leichter

Darüber hinaus hat JSM es dem VC-Team ermöglicht, ihre Arbeit zu strukturieren und zu organisieren, indem sie Ticketeinstiege für verschiedene Aufgaben wie Stücklistenanpassungen und Stammdatenanlagen erstellt haben. Dies hat es anderen Abteilungen erleichtert, schnell mit dem VC-Team in Kontakt zu treten und ihre Anfragen effizient zu bearbeiten. Außerdem entfallen etliche Telefonate und E-Mails, da es bei der Ticketerstellung Pflichtfelder gibt, die ausgefüllt werden müssen. 

„Es ist ganz wichtig, Konventionen und Regeln einzuhalten, wenn die Prozesse reibungslos laufen sollen“, erklärt Patrick. Gerade bei einer Abwicklung per E-Mail war das jedoch schwierig, weil es immer wieder unterschiedliche Vorstellungen davon gab, welche Angaben relevant sind, um beispielsweise Stammdaten zu pflegen. Konsequenz für Thorsten und Patrick: Immer wieder mussten sie nacharbeiten, weil sich Kolleg:innen zu wenige (oder auch zu viele) Gedanken gemacht hatten. Und so unterschiedlich wie die Menschen, die in einem Unternehmen zusammenarbeiten, sind auch die Herangehensweisen. „Jira ist hier wirklich ein helfendes Werkzeug, das flächendeckend eingeführt werden sollte.“

Die Rolle von Jira Service Management in der Digitalisierung

Marc Hornschuh als Leiter des Atlassian-Teams bei der Marantec Group betont die wichtige Rolle von JSM in der Digitalisierung. „Wir wollen Digitalisierung. Deshalb ist JSM ein Tool, das die Anforderungen des VC-Teams sehr gut abbilden kann.“

Vorangetrieben hat JSM in der Marantec Group das Atlassian Team, intern auch ATC-Team (Atlassian Toolchain) genannt. Marc und sein Kollege stehen bei Fragen zum Einsatz und der Weiterentwicklung der Tools mit Rat und Tat zur Seite.

Weiterer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro

Die Implementierung von Jira Service Management hat das VC-Team bei Marantec in Legden dabei unterstützt, seine Arbeit effizienter zu organisieren, seine Kommunikation zu verbessern und die Arbeitsbelastung zu reduzieren. Thorsten fasst seine Erfahrungen mit Jira Service Management zusammen: „Ohne JSM kann ich mir unsere Arbeit nicht mehr vorstellen. Früher hatten wir bis zu 160 E-Mails pro Tag zu bearbeiten. Jetzt sind wir – auch mit weiteren hilfreichen Tools – auf dem besten Wege, ein 100 Prozent papierloses Büro zu werden. JSM hat uns geholfen, unsere Arbeit zu organisieren und zu strukturieren. Es hat uns ermöglicht, effizienter zu arbeiten und uns auf das zu konzentrieren, was wirklich die höchste Priorität in diesem Moment hat.“

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2 Kommentare

  1. Hallo Herr Grün
    Es ist zwar schön für Marantec die Ticket Ausgabe, aber für uns als Besteller ist es ein kleines Problem dieses bei uns Einzuordnen . Es währe schön die Bestellnummer des Kunden mit anzugeben.
    Ihre tor & tür – handel ipser GmbH
    Ich währe um eine Antwort sehr erfreut

    • Lieber Herr Ipser,

      gerne nehme ich Ihre Anregung auf und gebe sie an die Kolleg:innen unserer IT weiter mit dem Auftrag zu prüfen, ob eine Bestellnummer – falls vorhanden – übermittelt werden kann. Sie beziehen sich sicherlich auf unser Kundensystem, das nichts mit dem im Artikel genannten System zu tun hat, dieses dient lediglich der internen Abwicklung. Da über das Kundensystem nicht nur Anfragen zu konkreten Bestellungen eingehen, weiß ich nicht, ob eine Anzeige der Nummer möglich ist. Ich werde Sie auf dem Laufenden halten.

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